Pengertian Surat Dinas, Lengkap dengan Ciri, Fungsi dan Jenisnya

BANGUN PENDIDIKAN - Pernah melihat surat lamaran pekerjaan, permohonan izin, dan pengantar dalam kegiatan sehari-hari. Surat-surat tersebut termasuk dalam contoh surat dinas.
Ciri-ciri surat dinas memang tidak sama dengan surat pribadi dan niaga. Seperti namanya, surat dinas bersifat resmi. Berbeda dengan surat pribadi yang bersifat personal sehingga isinya lebih bebas dan bersifat tidak resmi serta menggunakan bahasa yang santai.
Hal paling mencolok yang terdapat pada surat dinas adalah kop atau kepala surat dan alamat yang dituju. Untuk lebih lengkapnya, simak ulasan tentang surat dinas berikut ini.

Pengertian Surat Dinas

Mengutip Modul Jurnal Ilmu Pendidikan LPMP Kalimantan Timur, surat dinas adalah surat yang dibuat oleh suatu badan perusahaan, organisasi, atau instansi tertentu (Arifin 1987:6).

Menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Modul Surat-Menyurat Dalam Bahasa Indonesia menjelaskan surat dinas merupakan komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan dan kegiatan instansi yang penting dalam pengelolaan administrasi seperti pemberitahuan, penjelasan, permintaan, dan pernyataan pendapat.

Ditambahkan dari Modul Bahasa Indonesia, surat dinas merupakan surat yang ditulis dalam situasi dan kepentingan yang bersifat formal.

Ada banyak contoh surat dinas, yaitu: surat keterangan, surat undangan, pengumuman, surat edaran, surat kuasa, surat perintah tugas, surat pengantar, surat permohonan izin, surat lamaran pekerjaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, dan surat perjanjian.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Dirangkum dari beberapa sumber, berikut ciri-ciri surat dinas yang perlu kamu ketahui, meliputi:

• Surat ditulis oleh pribadi atau atas nama lembaga pemerintahan, perusahaan atau organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga atau sebaliknya.
• Isi surat dinas bersifat resmi.
• Penggunaan bahasa tidak seperti surat pribadi yang "berbunga-bunga" tetapi singkat, jelas, dan berpola tetap.
• Surat dinas tidak terlalu panjang dan bertele-tele tetapi langsung pada intinya.
• Format surat dinas dapat berupa lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk dan paragraf menggantung.
• Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau kop surat, nama tempat dan tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan dan tembusan.

Fungsi Surat Dinas

Dilihat dari keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• sebagai bukti autentik,
• alat pengingat,
• bukti historis,
• pedoman kerja, dan
• sebagai duta atau wakil penulisnya.

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya

Jenis surat menurut sifat keamanannya dibedakan menjadi empat macam, di antaranya:

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi dokumen atau naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat ini biasanya ditandai dengan SR atau SRHS dan tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

 2. Surat Rahasia

Surat ini berisi dokumen penting dan umumnya diberikan kode R atau RHS. Surat ini juga hanya boleh diterima dan diketahui oleh pihak yang berhak menerimanya. Pengirim surat biasanya menggunakan sampul rangkap dua, dimana sampul dalam diberi kode R atau RHS dan sampul luar ditulis biasa.

3. Surat Terbatas

Surat terbatas merupakan surat yang hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.

4. Surat Biasa

Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.

Demikian penjelasan terkait ciri-ciri surat dinas, fungsi dan jenisnya yang perlu kamu ketahui. Semoga bermanfaat!